Hướng dẫn chi tiết cách thêm email Google Workspace vào Outlook đơn giản, nhanh chóng

Outlook là công cụ quản lý email phổ biến, giúp người dùng dễ dàng kiểm soát và đồng bộ thư điện tử trên nhiều thiết bị. Việc thêm email vào Outlook giúp bạn nhận, gửi và quản lý thư tiện lợi hơn, đặc biệt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây, Phuong Nam Digital sẽ hướng dẫn chi tiết cách thêm email vào Outlook theo từng bước cụ thể.

I. Kiểm tra phiên bản Outlook và giao thức hỗ trợ trước khi thêm email

Trước khi thêm tài khoản, bạn cần kiểm tra xem phiên bản Outlook hiện tại có hỗ trợ giao thức IMAP hay không? 

Hướng dẫn kiểm tra version của Outlook

Outlook phiên bản 2016 trở đi hỗ trợ thêm email qua giao thức IMAP. Do đó, bạn có thể thêm tài khoản email của mình qua IMAP trên Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook for Microsoft 365 và các phiên bản mới hơn.

Để kiểm tra số phiên bản Outlook bạn đang chạy:

• Mở Outlook → Chọn “File”.

​​

• Chọn “Official Account” → Chọn “About Outlook” Thông tin phiên bản sẽ ở bên phải.

​

Nếu Outlook hiện tại của bạn thuộc các phiên bản cũ (không hỗ trợ thêm email bằng IMAP) thì bạn có thể nâng cấp version Outlook của mình hoặc thêm email Google Workspace bằng giao thức POP.

II. Cách thêm email Google Workspace vào Outlook

Tùy theo nhu cầu đồng bộ, bạn có thể chọn thêm email bằng giao thức IMAP (đồng bộ nhiều thiết bị) hoặc POP (chỉ sử dụng trên một thiết bị).

1. Hướng dẫn thêm email Google Workspace bằng IMAP 

Giao thức IMAP cho phép bạn quản lý thư trên nhiều thiết bị cùng lúc, rất phù hợp cho người dùng doanh nghiệp hoặc cá nhân thường xuyên làm việc đa nền tảng. Để thêm email Google Worksapce vào Outlook bằng IMAP, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1:  Thêm tài khoản Email vào Outlook bằng giao thức IMAP

• Mở ứng dụng Outlook trên máy tính.
• Chọn File → Chọn Add Account.

​

• Màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại “Add account”  → Người dùng cần nhập thông tin gồm: Tên, địa chỉ Gmail và mật khẩu đăng nhập tài khoản → Chọn “Next”.

​

• Outlook sẽ hiển thị quá trình cài đặt và kiểm tra kết nối. Quá trình này có thể mất một vài phút khi Outlook lấy dữ liệu cài đặt từ Gmail và kiểm tra kết nối. Nếu kết nối thành công, người dùng sẽ nhận được thông báo, hãy nhấn chọn “Finish” để hoàn tất quá trình.

Bước 2: Kiểm tra đồng bộ email

Sau khi hoàn tất, Outlook sẽ bắt đầu tải và đồng bộ thư từ máy chủ. Bạn nên kiểm tra hộp thư đến (Inbox) để đảm bảo email hiển thị đầy đủ. Nếu không thấy email, hãy kiểm tra lại thông tin cấu hình hoặc mật khẩu ứng dụng.

2. Hướng dẫn thêm email Google Workspace bằng POP

Giao thức POP phù hợp khi bạn chỉ muốn sử dụng email trên một thiết bị duy nhất (không cần đồng bộ đa nền tảng).

Để thêm email Google Worksapce vào Outlook bằng POP, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bật giao thức POP

• Đăng nhập vào Gmail, mở “Cài đặt” (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên trái màn hình) → Chọn “Xem tất cả tùy chọn cài đặt”.
• Mở thẻ “Chuyển tiếp và POP/IMAP”.
• Ở mục “Tải xuống qua POP”, chọn “Bật POP” → Nhấn “Lưu thay đổi” để hoàn tất.

​

Bước 2: Bật xác minh 2 bước và tạo mật khẩu ứng dụng

• Bật Xác minh 2 bước tại đường dẫn: https://myaccount.google.com/signinoptions/two-step-verification/enroll-welcome 
• Tạo mật khẩu ứng dụng:
  • Đăng nhập vào đường link sau: https://myaccount.google.com/apppasswords 
  • Sau đó, nhập tên App tại “App Name” → Chọn “Create”

​

• Lúc này, một hộp thoại “Generated app password” sẽ được hiện ra, đây chính là mật khẩu ứng dụng cho bạn

​

• Sao chép mật khẩu ứng dụng được tạo để sử dụng trong Outlook

Bước 3: Cấu hình Outlook với POP

Sau khi đã có mật khẩu ứng dụng, bạn tiến hành cấu hình Outlook theo các bước sau:

• Mở lại Outlook → chọn “File” → Chọn “Add Account”
• Chọn “Manual setup”.

​

• Trong hộp thoại POP Acount Setting, bạn nhập đầy đủ thông tin vào các phần “Advanced” 
  • Incoming mail server: pop.gmail.com
  • Cổng: 995
  • Outgoing mail server (SMTP): smtp.gmail.com
  • Use the following type of encrypted connection: TLS
• Nhập App Password vừa tạo ở trên
• Nhấn “Next” → “Close” → “Finish” để hoàn tất

III. Cách xử lý lỗi kết nối khi thêm tài khoản Email vào Outlook

Khi kết nối Gmail với Outlook, người dùng đôi khi gặp lỗi không thể thêm tài khoản hoặc không nhận được email. Nguyên nhân thường xuất phát từ cài đặt bảo mật hoặc cấu hình tài khoản Gmail chưa được bật đúng cách.

Đầu tiên, bạn nên đọc kỹ nội dung thông báo lỗi mà Outlook hiển thị. Mỗi thông báo sẽ cho biết nguyên nhân cụ thể, giúp bạn xác định đúng hướng khắc phục, thay vì thử ngẫu nhiên nhiều cách. Đôi khi bạn sẽ nhận được thông báo lỗi như:

1. “POP not enabled” (POP chưa được bật)

2. “Authentication failed” (Lỗi xác thực thất bại)

3. “App blocked” (Ứng dụng bị chặn truy cập)

Dưới đây là 03 nhóm lỗi phổ biến nhất và hướng dẫn chi tiết cách xử lý:

1. Chưa bật POP trong cài đặt Gmail

Outlook chỉ có thể đồng bộ hóa thư Gmail khi tính năng POP được kích hoạt. Nếu bạn chưa bật, quá trình thêm tài khoản sẽ bị lỗi.

Cách khắc phục:

• Đăng nhập Gmail trên máy tính.
• Nhấn vào biểu tượng Cài đặt (Settings) → chọn “Xem tất cả tùy chọn cài đặt”.
• Chuyển sang tab “Chuyển tiếp và POP/IMAP” (Forwarding and POP/IMAP).
• Ở phần “Tải xuống qua POP”, chọn “Bật POP” (Enable POP).
• Cuộn xuống cuối trang và nhấn “Lưu thay đổi” (Save Changes).

Mẹo: Sau khi bật POP, hãy khởi động lại Outlook để hệ thống nhận cập nhật mới.

2. Chưa bật “Quyền truy cập của ứng dụng kém an toàn” trong Google

Nếu tài khoản Google chặn các ứng dụng bên thứ ba (như Outlook) truy cập, việc đăng nhập sẽ không thành công.

Cách khắc phục:

• Truy cập vào tài khoản Google của bạn → nhấn vào hình đại diện tài khoản.
• Chọn “Quản lý Tài khoản Google” (Manage your Google Account).
• Ở thanh bên trái, chọn mục “Bảo mật” (Security).
• Cuộn xuống phần “Quyền truy cập của ứng dụng kém an toàn” → chuyển trạng thái sang BẬT.
• Xác nhận lại bằng cách nhấn “Turn On” khi có yêu cầu xác thực.

Lưu ý: Tùy theo chính sách bảo mật Google, một số tài khoản có thể không còn tùy chọn này. Khi đó, bạn nên tạo mật khẩu ứng dụng (App Password) thay thế.

3. Bật Xác minh 2 bước (2-Step Verification) khiến Outlook không đăng nhập được

Khi bật xác minh 2 lớp, Outlook có thể không nhận dạng được mật khẩu tài khoản Gmail của bạn.

Cách khắc phục:

• Đăng nhập Gmail → nhấn vào hình đại diện tài khoản.
• Chọn “Quản lý Tài khoản Google” → vào tab “Bảo mật” (Security).
• Ở phần “Đăng nhập vào Google” (Signing in to Google), kiểm tra “Xác minh 2 bước”.
• Nếu đang BẬT, hãy nhấn để TẮT.
• Nhập lại mật khẩu Gmail để xác nhận → chọn “TẮT” một lần nữa để hoàn tất.

Lưu ý: Nếu bạn muốn giữ xác minh 2 bước để bảo mật tài khoản, hãy dùng App Password thay cho mật khẩu thông thường khi cấu hình Outlook.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách thêm email Google Workspace vào Outlook và khắc phục các lỗi đăng nhập thường gặp. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã có thể quản lý email thuận tiện hơn ngay trên máy tính của mình.