Tìm hiểu về Gemini AI và các tính năng nổi bật trong Google Workspace

Google Workspace là bộ công cụ làm việc trực tuyến quen thuộc, bao gồm Gmail, Docs, Drive, Sheets và Meet. Tuy nhiên, Workspace đã vượt qua vai trò của một bộ công cụ cộng tác thông thường để bước vào kỷ nguyên mới nhờ sự tích hợp sâu rộng của Trí tuệ nhân tạo (AI). Với sự xuất hiện của mô hình Gemini AI, Workspace đã biến thành một "trợ lý ảo" luôn sẵn sàng, giúp người dùng tự động hóa các tác vụ lặp lại, tăng cường sáng tạo và phân tích dữ liệu chuyên sâu ngay trong luồng công việc. Bài viết này, Phuong Nam Digital sẽ làm rõ những lợi ích thực tế mà sự kết hợp này mang lại cho cá nhân và doanh nghiệp.

Google Workspace là gì?

Bộ công cụ làm việc trực tuyến của Google

Google Workspace là một bộ công cụ làm việc trực tuyến gồm Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Calendar, Meet và nhiều ứng dụng khác. Tất cả lưu trữ trên đám mây, cho phép bạn truy cập và chia sẻ dữ liệu từ mọi thiết bị giúp làm việc linh hoạt, đồng bộ và theo nhóm dễ dàng hơn. Hiện tại, Workspace không chỉ dừng lại ở Sheets, Meet hay Docs, mà đang từng bước tiến vào kỷ nguyên mới nhờ sự tích hợp sâu rộng của trí tuệ nhân tạo (AI).

Với sự xuất hiện của Gemini AI trong Google Workspace đã biến nền tảng này thành một trợ thủ đắc lực cho người dùng. Thay vì chỉ là những tính năng bổ trợ, AI giờ đóng vai trò như “trợ lý luôn sẵn sàng”: gợi ý câu trả lời, gợi ý chỉnh sửa, tóm tắt cuộc họp và phân tích dữ liệu.

Tích hợp AI vào Google Workspace

AI trong Google Workspace là gì?

AI trong Google Workspace là sự kết hợp giữa mô hình trí tuệ nhân tạo và các ứng dụng quen thuộc của Google như Gmail, Docs, Sheets, Meet hay Slides. Thay vì xuất hiện như một công cụ độc lập, AI được tích hợp trực tiếp vào giao diện, hoạt động và hỗ trợ người dùng mọi lúc mà không cần nhiều thao tác phức tạp.

Ví dụ: Gmail có thể gợi ý câu trả lời nhanh hoặc soạn sẵn nội dung email; Docs và Sheets dùng AI để kiểm tra ngữ pháp, tóm tắt văn bản, phân tích dữ liệu và gợi ý biểu đồ phù hợp; Meet tự động tạo ghi chú, danh sách công việc hoặc tóm tắt sau mỗi buổi họp; Slides hỗ trợ gợi ý bố cục và sinh nội dung trình bày chỉ trong vài giây.

Các tính năng AI cơ bản trong Google Workspace 

Tùy vào từng gói dịch vụ Google Workspace khác nhau thì sẽ có những tính năng AI được tích hợp khác nhau. Các gói cao cấp (như Business Standard trở lên) thường bao gồm các tính năng AI nâng cao (Generative AI) như "Help me write" và tóm tắt tự động. Tuy nhiên, các gói cơ bản hơn và tài khoản cá nhân cũng được tích hợp một loạt các tính năng thông minh khác giúp nâng cao năng suất hàng ngày.

Các tính năng Gemini được ứng dụng khác nhau trong các gói dịch vụ

>> Xem chi tiết tại: https://google.workspace.vn/bang-gia.html

Dành cho gói Business Starter

Gemini trong Gmail – Tìm kiếm, tóm tắt và soạn email nhanh hơn bằng AI

Gemini là trợ lý AI tập trung vào việc xử lý các tác vụ phức tạp trong hộp thư đến:

• Tìm kiếm thông tin chính xác: Chỉ cần một câu lệnh đơn giản, bạn có thể tìm ra ngay câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể dựa trên các email đã nhận hoặc các tệp liên quan trong Google Drive.
• Soạn thảo và trả lời tức thì: Sử dụng công cụ "Help me write" để soạn email hoàn chỉnh, phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Tóm tắt thông tin nhanh chóng: Đối với các chuỗi email kéo dài, Gemini cung cấp bản tóm tắt ngắn gọn các điểm chính để đảm bảo bạn không bỏ lỡ thông tin quan trọng nào.

Gemini AI gợi ý tích hợp trong Gmail

Gemini trong Vids – Tạo video dễ dàng không cần kinh nghiệm

Google Vids là ứng dụng tạo video chuyên nghiệp mới được tích hợp vào Google Workspace. Ứng dụng này cho phép người dùng:

• Tạo video tự động từ AI: Bắt đầu sáng tạo video mà không cần kinh nghiệm, AI tự động tạo bản nháp video từ một câu lệnh hoặc kịch bản.
• Sử dụng mô hình Veo: Biến ý tưởng thành video sống động với chuyển động chân thực, âm thanh tự nhiên hoặc tạo Avatar AI truyền tải thông điệp.

Ngoài ra, bạn có thể chèn hình ảnh, âm nhạc, hiệu ứng chuyển cảnh và các nội dung đa phương tiện khác.

(*) Trong thời gian có hạn, ít nhất là đến hết ngày 31 tháng 5 năm 2026, các tài khoản Business Starter, Enterprise Starter có thể sử dụng các tính năng AI tạo sinh trong Vids.

Dành cho gói Business Standard, Business Plus và Enterise Plus

Khi sử dụng gói Business Standard, Business Plus hoặc Enterise Plus, người dùng có thể sử dụng tất cả các tính năng Gemini trong Gmail, Vids mà không bị giới hạn thời gian. Ngoài ra, bạn còn có thể trải nghiệm Gemini AI trong các ứng dụng khác dưới đây:

Gemini trong Docs – Trợ lý Soạn thảo và Hoàn thiện Nội dung

Google Docs tích hợp Gemini AI

• Soạn thảo từ ý tưởng: AI Gemini sử dụng câu lệnh mô tả ngắn gọn để tạo ra nội dung văn bản chuyên nghiệp, bài bản, có cấu trúc và trang trí cách điệu bằng cách chèn hình ảnh, bảng biểu và các yếu tố khác từ trang giấy trắng.
• Tinh chỉnh nội dung: Dùng Gemini để tinh chỉnh nội dung đã có sẵn, đảm bảo chất lượng và sự rõ ràng của văn bản.
• Tóm tắt thông tin: Cung cấp bản tóm tắt thông tin nhanh chóng về tài liệu đang làm việc, giúp nắm bắt nhanh các nội dung chính.
• Nâng cao chất lượng tài liệu: Cho phép người dùng đặt câu hỏi trực tiếp về nội dung tài liệu để nhận được các gợi ý cụ thể, nâng cao chất lượng và tính logic của tài liệu, nhờ khả năng phân tích của AI.

Gemini trong Sheets – Trực quan hoá dữ liệu và mang đến thông tin chi tiết nhanh hơn

• Trực quan hóa dữ liệu: Bạn có thể sử dụng các câu lệnh đơn giản để tạo bảng theo dõi, bảng biểu và hình ảnh trực quan nâng cao về dữ liệu.
• Tạo công thức dễ dàng: Người dùng có thể yêu cầu Gemini tự động tạo ra các công thức phức tạp hoặc cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
• Phân tích dữ liệu chuyên sâu: Phân tích dữ liệu hiện có để tìm ra những thông tin chi tiết có giá trị.

Gemini trong Meet – Tự động ghi chú và tóm tắt cuộc họp

Gemini biến Google Meet thành một phòng họp thông minh, nơi rào cản ngôn ngữ và việc ghi chép thủ công được loại bỏ, giúp bạn và đội nhóm tập trung hoàn toàn vào nội dung thảo luận nhờ:

• Nâng cao chất lượng cuộc họp: Tận hưởng chất lượng hình ảnh và âm thanh cao nhờ các tính năng hình ảnh, âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp.
• Tự động dịch phụ đề khi họp: Gemini có khả năng dịch phụ đề trực tiếp sang hơn 65 ngôn ngữ, giúp giao tiếp và cộng tác quốc tế thuận tiện.
• Ghi chú tự động bằng AI: Sử dụng tính năng "Ghi chú cho tôi" (Take notes for me) để AI tự động ghi lại toàn bộ nội dung trong cuộc họp.

Trình ghi chú AI của Google Meet

Gemini trong Slides – Hỗ trợ tạo thuyết trình nhanh

Slides giờ đây không chỉ là công cụ thiết kế thủ công. Nhờ AI, bạn có thể:

• Tóm tắt nội dung: Nắm bắt thông tin nhanh chóng thông qua bản tóm tắt các nội dung trình bày.
• Tạo trang trình bày bằng câu lệnh: AI cho phép người dùng tạo ra các trang trình bày mới bằng cách sử dụng một câu lệnh đơn giản và dựa trên nội dung từ Drive.
• Tạo hình ảnh độc đáo bằng AI: Dễ dàng tạo ra những hình ảnh minh họa độc quyền và trực quan hóa những ý tưởng trừu tượng.
• Hỗ trợ tạo nội dung (Generative Content): Gemini giúp bạn làm được nhiều việc hơn bằng cách tự động hóa quá trình sáng tạo và thiết kế

Gemini trong Drive - Trợ lý tổng hợp và tóm tắt tài liệu và đưa ra quyết định

Gemini trong Drive biến kho lưu trữ dữ liệu khổng lồ của bạn thành một nguồn thông tin có tổ chức và dễ dàng truy xuất. Dưới đây là cách Gemini AI hỗ trợ bạn xử lý tài liệu và đưa ra quyết định nhanh hơn:

• Tóm tắt tài liệu: Hỗ trợ tóm tắt các tài liệu dài, giúp người dùng nắm bắt thông tin nhanh chóng.
• Tổng hợp thông tin: Gemini có khả năng tổng hợp thông tin từ nhiều tệp khác nhau trong Drive.
• Trích xuất dữ kiện: Giúp trích xuất các dữ kiện ngắn gọn và quan trọng về nội dung của bạn.
• Hỗ trợ ra quyết định: Người dùng thu thập được thông tin chi tiết hữu ích hơn, từ đó đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
• Tìm kiếm thông minh: Giúp người dùng lấy được thông tin cần thiết mà không phải tìm kiếm thủ công trong nhiều tệp.

Gemini trong Chat -  Tim kiếm, tóm tắt và dịch nội dung cuộc trò chuyện

Gemini trong Chat là một cộng sự AI luôn sẵn sàng, giúp bạn xử lý luồng thông tin nhanh chóng và nâng cao chất lượng tương tác nhóm. Dưới đây là các chức năng chính của Gemini trong Google Chat:Tóm tắt cuộc trò chuyện: Gemini AI nhanh chóng tóm tắt các cuộc hội thoại (space, tin nhắn nhóm hoặc tin nhắn trực tiếp) giúp bạn nắm bắt nội dung mà không cần đọc lại các tin nhắn cũ.

• Tìm kiếm thông tin nhanh: AI hoạt động như một công cụ tìm kiếm thông minh, giúp bạn tìm tệp được chia sẻ trong Drive hoặc các chi tiết cụ thể trong cuộc trò chuyện nhóm.
• Hỗ trợ sáng tạo và trả lời: Giúp bạn suy nghĩ các ý tưởng sáng tạo mới hoặc đưa ra câu trả lời nhanh chóng cho các câu hỏi trong luồng hội thoại.

Lợi ích của AI trong công việc hàng ngày

AI trong Google Workspace không chỉ dừng lại ở việc “tự động hóa” mà còn mở ra một cách làm việc mới: nhanh hơn, thông minh hơn và cá nhân hóa hơn. Những giá trị này thể hiện rõ ở cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.

Lợi ích cho cá nhân

Tiết kiệm thời gian, giảm gánh nặng công việc

Thay vì phải ngồi hàng giờ soạn email, tóm tắt báo cáo hay tính toán trong bảng tính, AI có thể xử lý trong vài giây. Người dùng chỉ cần tinh chỉnh, nhờ vậy phần lớn thời gian được dành cho các nhiệm vụ quan trọng và sáng tạo.

Tăng hiệu suất làm việc

AI hỗ trợ gợi ý câu chữ, phân tích dữ liệu và tóm tắt tài liệu dài, giúp giảm sai sót và tăng độ chính xác. Bạn không còn bị “ngợp” trước thông tin rời rạc, mà có ngay bản phân tích trực quan hoặc bản nháp để tiếp tục phát triển.

Cá nhân hóa trải nghiệm

AI trong Gmail hay Docs có khả năng học phong cách viết, cách diễn đạt và thói quen của bạn. Nhờ vậy, nội dung email, báo cáo hay slide thuyết trình trở nên tự nhiên, mang đậm dấu ấn cá nhân thay vì khô khan, máy móc.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

Hỗ trợ cộng tác hiệu quả hơn

AI tự động ghi chú, phân chia đầu việc trong các cuộc họp, đồng thời dịch thuật theo thời gian thực giúp nhóm đa ngôn ngữ có thể trao đổi dễ dàng. Kết quả là việc cộng tác trở nên liền mạch, hạn chế tối đa việc bỏ sót thông tin.

Dễ dàng làm việc và cộng tác với Gemini AI Google Workspace

Giảm chi phí vận hành

Những công việc vốn cần thuê nhân sự hoặc outsource như tạo slide, dựng video quảng cáo, phân tích dữ liệu… giờ đây có thể thực hiện ngay trên Workspace với AI. Điều này không chỉ giảm chi phí mà còn rút ngắn thời gian triển khai dự án.

Ra quyết định nhanh, dựa trên dữ liệu

AI trong Google Sheets hay NotebookLM biến dữ liệu thô thành báo cáo trực quan, dễ hiểu. Ban lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình kinh doanh tức thời, từ đó đưa ra quyết định kịp thời mà không phải chờ đợi báo cáo thủ công.

Bảo mật và kiểm soát dữ liệu

Một điểm quan trọng là AI của Google được xây dựng trên nền tảng bảo mật cấp doanh nghiệp. Dữ liệu không được sử dụng để huấn luyện mô hình hay chia sẻ ra bên ngoài, đảm bảo quyền riêng tư và sự an tâm cho tổ chức.

Gemini AI tích hợp vào Google Workspace không chỉ là một bản nâng cấp công nghệ, mà còn là bước ngoặt trong cách chúng ta làm việc và cộng tác. Sự xuất hiện của AI không thay thế con người, mà đóng vai trò trợ lý đáng tin cậy: tự động hóa những tác vụ lặp lại, gợi mở ý tưởng sáng tạo, và mang đến góc nhìn dựa trên dữ liệu để giúp ra quyết định nhanh chóng hơn. Với lớp bảo mật cấp doanh nghiệp, Google cũng khẳng định cam kết về quyền riêng tư, tạo dựng niềm tin để các tổ chức mạnh dạn ứng dụng AI vào quy trình làm việc.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, ai sớm nắm bắt sức mạnh của AI sẽ sở hữu lợi thế vượt trội – từ năng suất, sáng tạo cho đến khả năng cộng tác toàn cầu. Google Workspace cùng Gemini chính là minh chứng rõ ràng cho xu hướng tất yếu: một môi trường làm việc thông minh, linh hoạt và kết nối hơn, nơi con người và công nghệ song hành để kiến tạo tương lai.

FAQ (Câu hỏi thường gặp)

1. Tôi có cần trả phí để dùng Google Workspace AI không?

Một số tính năng AI cơ bản có trong tài khoản miễn phí. Tính năng nâng cao thường yêu cầu gói trả phí hoặc doanh nghiệp.

2. Google Workspace AI có hỗ trợ tiếng Việt tốt không?

Google đã cải thiện hỗ trợ đa ngôn ngữ. Tuy nhiên chất lượng có thể khác nhau tùy tính năng, bạn nên kiểm tra từng công cụ.

3. Làm sao để tối ưu nội dung trên Google Docs với Docs AI?

Sử dụng gợi ý chỉnh sửa, yêu cầu tóm tắt hoặc đề xuất tiêu đề. Luôn đọc lại trước khi xuất bản để đảm bảo giọng điệu phù hợp.

Qua bài viết trên, Phuong Nam Digital hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về các tính năng của Gemini được tích hợp trong các ứng dụng của Google Workspace.